Privacy

Règlement général sur la protection des données (RGPD)

L’objet de la présente Charte de confidentialité et de protection des données personnelles (la « Charte ») est d’expliquer comment Kokoroe collecte, utilise et partage les données personnelles du Client/Utilisateur dans le cadre de l’inscription, de l’exécution, de l’utilisation et du suivi du Service, que ce soit en Mode LMS ou en Accès Distant via le Site, et les droits dont le Client/Utilisateur dispose à ce titre.

Kokoroe détermine pourquoi et comment les données personnelles sont traitées au titre de son rôle de « responsable de traitement ».

Les données personnelles du Client/Utilisateur sont traitées conformément à la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 (Règlement général sur la protection des données dit « RGPD ») et la Loi « Informatique et libertés » n^o 78-17 modifiée.

1. Type de données collectées

La collecte des données est limitée aux informations nécessaires à l’accomplissement des finalités décrites ci-après. Les données obligatoires sont indiquées comme telles dans les formulaires de collecte. Kokoroe collecte et traite les types de données suivants :

– Données d’identification

Lors de son inscription au Service, Kokoroe demande au Client/Utilisateur et recueille les données personnelles suivantes : une adresse mail, un nom et un prénom. Il s’agit de données obligatoires.

Le Client/Utilisateur peut choisir, sans que toutefois cela ne soit une obligation pour utiliser le Service, de fournir à Kokoroe des informations supplémentaires dans le cadre de la création de son « profil utilisateur ». Ces informations sont : l’adresse de domiciliation. Il s’agit de données facultatives.

– Données relatives à l’utilisation du Service

Lors de l’utilisation du Service, Kokoroe recueille automatiquement certains renseignements, y compris des informations personnelles, sur les matériels utilisés et la manière dont ils sont utilisés.

Ces informations concernent des données techniques (telles que l’adresse IP des appareils mobiles utilisés, le système d exploitation, le navigateur, etc.) et des informations relatives à la consultation et l’utilisation que l’Utilisateur fait des fonctionnalités du Service.

2. Finalités des traitements

Kokoroe traite les données personnelles du Client/Utilisateur pour les finalités décrites ci-dessous, lorsque :

• cela est nécessaire pour la fourniture du Service dans le cadre du Contrat avec le Client/Utilisateur, notamment pour l’inscription du Client/Utilisateur aux fins d’accéder et de bénéficier des fonctionnalités du Service et du Site, aux fins de sécurité, d’authentification ou de vérification des informations d’identification transmises par le Client/Utilisateur ainsi que pour le contrôle du respect des termes du Contrat ;
• cela est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Kokoroe ou par un tiers, à savoir notamment (i) analyser et effectuer des statistiques quant à la consultation et l’utilisation du Service ou du Site par le Client/Utilisateur ou conformément à l’objet social de Kokoroe ; (ii) pour permettre l’envoi d’informations notamment commerciales de Kokoroe et/ou de ses partenaires ou affiliés, tels que ses mises à jours de service, notifications, newsletters, nouvelles offres, actualités, etc. ; et (iii) afin de préparer ou implémenter toute réorganisation d’entreprise y compris en la forme d’une cession, fusion ou acquisition, vente ou transfert d’entreprise ou d’actifs. Il est précisé que si le Client/Utilisateur ne souhaite plus recevoir ces notifications, il peut à tout moment se désabonner en modifiant ses réglages à partir des paramètres de son compte ;
• le cas échéant, le Client/Utilisateur a donné son consentement préalable à ce traitement et son consentement a été obtenu en conformité avec la réglementation en matière de protection des données ;
• cela est nécessaire afin de respecter les obligations légales et réglementaires auxquelles Kokoroe est soumise.

3. Communications aux tiers

Afin de réaliser les finalités décrites ci-avant, Kokoroe pourrait être amenée à communiquer ces données personnelles, en conformité avec la réglementation en matière de protection des données, aux destinataires suivants :

• Kokoroe peut être amenée à transmettre certaines données du Client/Utilisateur à des sous-traitants techniques ou fonctionnels (tel que l’hébergeur), fournisseurs de services, conseils professionnels pour assurer le fonctionnement du site et la fourniture du Service, à l’exclusion de tout autre usage (notamment publicitaire ou commercial). Lesdits sous-traitants ont un accès limité aux données dans le cadre de l’exécution de leurs tâches pour le compte de Kokoroe et ont une obligation contractuelle de confidentialité et de protection des données des Utilisateurs et de ne les utiliser qu’aux seules fins pour lesquelles elles ont été divulguées. Les données personnelles collectées par Kokoroe ne sont ni cédées ni échangées à des tiers, à moins que cela n’ait été clairement précisé lors de la collecte des données concernées et après avoir recueilli le consentement préalable du Client/Utilisateur.
• Dans le cadre des abonnements subventionnés par un partenaire de Kokoroe (ex : une entreprise pour ses employés), les données de consultation seront transmises à ce partenaire pour les comptes bénéficiaires de cette subvention.
• Dans le cadre d’une « due diligence » relative à une fusion, acquisition ou autre transaction commerciale (ou dans le cadre de la mise en œuvre de l’une de ces opérations), Kokoroe pourrait avoir besoin de transmettre ces données aux vendeurs ou acheteurs potentiels ainsi qu’à leurs conseillers.
• Enfin, pour satisfaire aux obligations légales et règlementaires, Kokoroe pourrait également être amenée à partager ces données personnelles avec des organisations publiques, des autorités judiciaires ou administratives et des organes de contrôle.

4. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pour le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée de ces données personnelles, Kokoroe considère la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée des données personnelles, les finalités pour lesquelles ces données personnelles sont traitées ainsi que les obligations légales. Au-delà, les données personnelles sont supprimées ou archivées conformément aux prescriptions légales et réglementaires.

Par exemple, pour les actions de formation, les données personnelles sont conservées pour la durée légale de prescription (soit 3 ans) des contrôles administratif et financier applicables aux actions de formation.

5. Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Kokoroe met en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates (telles que, en fonction de l’équipement, une protection par mot de passe, des verrous physiques, etc.), afin d'assurer un niveau de sécurité approprié par rapport aux risques représentés par le traitement effectué et la nature des données personnelles devant être protégées.

L’accès aux données personnelles est permis aux seuls employés habilités, dans le but d’accomplir leurs tâches professionnelles, ceux-ci étant soumis à une obligation de confidentialité.

6. Transferts hors UE

Toutes les données personnelles sont traitées sur le territoire de l’Union européenne. Si à l’avenir Kokoroe était amenée à transférer des données personnelles hors de l’Union européenne, elle prendrait les mesures de sécurité et précautions juridiques nécessaires afin d’assurer la sécurité et l’intégrité des données personnelles transférées. En ce qui concerne les transferts en dehors de l’EEE à des tiers, les destinataires des données seraient tenus de respecter les Clauses contractuelles types ou d’être certifiés comme conformes au Bouclier de protection des données UE-États-Unis (Privacy Shield).

7. Cookies

Qu’est-ce qu'un cookie ?

Un cookie est un simple fichier texte stocké temporairement ou définitivement sur le périphérique fixe ou mobile du Client/Utilisateur (mais aussi dans certains cas, dans le navigateur web) à la demande du serveur du site sur lequel il navigue. Il est renvoyé au site web concerné pour lui permettre de reconnaître le Client/Utilisateur lors de ses visites ultérieures.

Kokoroe utilise des « cookies » et d’autres technologies analogues dans le cadre de la consultation du Site.

Le Client/Utilisateur est informé qu’en cas de refus d’utiliser les « cookies » de manière générale ou seulement certains d’entre eux, les fonctions du Site pourront être limitées.

Types de cookies déposés sur le Site :

Ces cookies permettent au Site de fonctionner de manière optimale et de faciliter la navigation. Il est possible de s’y opposer et les supprimer en utilisant les paramètres du navigateur, cependant l’expérience utilisateur risque d’être dégradée.

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Le site Kokoroe s’appuie sur certains services proposés par des sites tiers. Il s’agit notamment :

• Des services de mesure d’audience et d’informations sur le trafic : Google Analytics et Hubspot
• Des services pour suivre la navigation et l’activité en ligne : Google Analytics et Hubspot

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8. Droits du Client/Utilisateur

Au titre de la règlementation en vigueur, le Client/Utilisateur dispose des droits suivants :

• accéder aux données personnelles détenues à son sujet et recevoir, sur demande du Client/Utilisateur, une copie électronique des données ;
• rectifier toute donnée personnelle inexacte ou compléter toute donnée personnelle incomplète, s’il est démontré que les informations détenues sont incorrectes ;
• demander, dans certaines circonstances, une limitation du traitement et/ou la suppression (« l’oubli ») de ses données personnelles. Le Client/Utilisateur peut faire cette demande à tout moment et Kokoroe décidera des suites à donner. Lorsque Kokoroe déterminera, conformément à la loi, que la demande est recevable, Kokoroe procédera à la suppression des données personnelles, dans les meilleurs délais ;
• s’opposer à tout traitement fondé sur son intérêt légitime (pour des motifs tenant à sa situation particulière) ;
• dans la mesure où le traitement de ses données personnelles est fondé sur son consentement, le Client/Utilisateur peut également retirer ce consentement, à tout moment ;
• demander la portabilité de ses données ou formuler des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès.

Certains de ces droits ne s’appliqueront que dans certaines circonstances. Le Client/Utilisateur peut exercer ces droits en s’adressant à l’adresse suivante : contact@kokoroe.fr.

Lorsque le Client/Utilisateur contacte Kokoroe pour exercer ses droits, Kokoroe pourra demander une identification avant de traiter la demande.

Le Client/Utilisateur a également la possibilité de déposer une réclamation concernant le traitement de ses données personnelles auprès de l’autorité compétente de protection des données : la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

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